Định nghĩa "Hoàn thành công việc" - "Xong rồi"

 

Một câu chuyện có thật dựa trên một tình huống có thật

- Em gửi order cho hậu kì để dựng video chưa?

- Em gửi rồi ạ

- Team bên đó có phản hồi gì không?

- Không ạ. Em cũng không rõ, em chưa thấy bảo gì, em cũng up hình minh họa và kịch bản lên Drive chung rồi

- uhmm.. Em có chắc là đội hậu kì đã nhận được thông tin và xác nhận thông tin em gửi là đầy đủ không ?

- Không ạ.

- Thế nếu nội dung em chưa ổn, hoặc thiếu nội dung nào đó, mà họ chưa dựng được luôn thì sao?

- Thì team bên đó sẽ phản hồi, em sẽ bổ sung

- Thế nếu lúc đó em đang làm dở 1 việc khác thì sao?

- Em làm xong việc đó rồi sẽ bổ sung cho hậu kì, nếu bên đó cần gấp thì em ưu tiên cho họ.

- Như thế thì sẽ vừa mất thời gian, việc thì không trôi, chậm deadline gửi cho khách hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến KPI, thu nhập của tụi em; chưa kể là việc phối hợp như thế chả khác nào đùn đẩy trách nhiệm sang cho nhau.

Em định nghĩa lại khái niệm " Xong rồi" của em đi, như đơn giản việc order hậu kỳ..

- Hãy thông báo với họ là tôi đã up kịch bản, minh họa, các video source lên kho thư viện chung, để ở folder nào, gồm bao nhiêu file ...

- Yêu cầu họ sắp xếp thời gian check sớm, việc check chỉ mất 5-10 phút thôi, và nếu thiếu thì em vẫn có thể bổ sung nhanh chóng vì em đang làm đầu việc đó mà. Ví dụ như tìm thêm minh họa, đẩy lại các video source khi vẫn còn trong thẻ nhớ, chưa bị xóa đi, hoặc bổ sung kịch bản để dễ hiểu, chi tiết hơn. Vì đang trong mạch làm việc của em nên việc đó rất nhanh, dễ dàng và nội dung thống nhất

Vì output công việc của em là Input đầu vào của người khác nên  " Xong rồi" có nghĩa là bộ phận phía sau đã tiếp nhận Đúng - Đủ và có thể triển khai công việc của họ không chút vướng mắc.

Và giống như 0 - 1 trong Lập trình vậy, chỉ có khái niệm "Chưa xong" và "Xong rồi"  chứ không có khái niệm "Sắp xong" hay "Đang xong"... Và nếu chưa xong thì khi nào sẽ xong, còn nếu Xong rồi thì phải thực sự là "Xong rồi" chứ không phải là xong đầu việc của mình, còn ông đằng sau hiểu hay không, thiếu hay đủ thì KeMeNo.

-----

Một vài ví dụ về điểm Check Point "Xong"

- Đẩy 1 video lên trang Web xong = Người dùng vào web và xem video đó bình thường, không gặp lỗi gì

- Xong 1 mẫu báo cáo = Người sử dụng dùng báo cáo đó, đẩy dữ liệu vào và gửi sếp, không có số liệu nào bị sai hay N/A. Error

- Xong việc truyền thông nội bộ = khi hỏi lại người lao động xem họ hiểu nội dung đó như thế nào

- Rửa xe máy cho vợ xong, nổ máy thử để đảm bảo sáng mai không phải loay hoay vì bị ướt bugi

...

Khi khó tính hơn 1 chút về khái niệm " Xong rồi " thì kết quả công việc chung sẽ chắc chắn tốt lên, công việc cứ thế mà trôi, không  bao giờ phải quay lại, thành ra tốc độ sẽ nhanh hơn khi làm xong nửa vời.

Hãy rèn luyện thói quen định nghĩa lại khái niệm ' Xong rồi " ngay từ những việc nhỏ nhất nhé.